Manuel d'aide de BSCW

Introduction

1. Présentation de l'interface et des fonctionnalités
2. Signification des principales icônes
3. Organiser son espace de travail
4. Partager son espace de travail
5. Ajouter un document
6. Les différents types de documents
7. Déplacer un document ou unrépertoire
8. Effacer un document ou un répertoire
9. Annoter un document
10. Évaluer un document
11. Information sur un document : évenement, historique
12. Etablir une discussion asynchrone en ligne
13. Participer à une discussion
14. Les réunions
15. L'annuaire

Introduction : le fonctionnement de BSCW : Racine/répertoires

Avant de commencer, vous devez selectionner le mode "expert" dans "options/préférences"




BSCW vous permet de stocker vos documents de façon hierarchique.

Dans cet exemple, nous voyons que nous sommes dans le dossier "Essai" de l'espace personnel de "isaac".

"Isaac" est en fait la racine, et "Essai" un sous-dossier.

Cela correspond en fait à l'arborescence suivante : isaac\Essai\

Ainsi, il est important de bien ranger ses documents dans divers dossiers et ne pas tout regrouper dans un seul dossier. Cela facilite d'autant plus les recherches d'un document et donne plus de visibilité.

1) Présentation de l'interface et des fonctionnalités

Grâce aux icônes du milieu de l'image suivante, vous pourrez accéder à certaines fonctionnalités

  : cette icône vous permet de visualiser directement vos réunions programmées.

: celle-ci vous permet d'accéder à votre annuaire et de consulter votre carnet d'adresses

: celle-ci permet de voir les documents stockés dans la malette (fait office de presse-papier).

: la poubelle stocke les documents effacés qui n'ont pas encore été détruits.

: l'espace public est un espace où les documents sont accessibles à tous, s'ils sont abonnés au BSCW de ce serveur.

2) Signification des principales icônes

BSCW facilite l'identification des nouveautés et changements dans les différents dossiers et forums. Voici les icônes qui vous en informe rapidement, d'un seul coup d'oeil.

Cet Objet est nouveau pour vous, vous ne l'avez pas encore vu (par exemple si vous venez juste d'être invité dans un Espace de travail).

Indique des changements à un Objet (par exemple au contenu - si c'est un Document, à une adresse dans un Objet URL, à la description de l'Objet, etc.)

Il y a des modifications récentes aux Objets de ce Dossier. Cet icône est seulement présentée pour les Dossiers; elle fournit une liste de tous les Événements modifiés quelque part à l'intérieur du Dossier, incluant ses sous-dossiers et les objets qui y sont contenus.

L'Objet - ou un Objet à l'intérieur - a été lu, téléchargé ou copié. BSCW indique seulement le plus récent Événement lu par utilisateur. Les événements de cette catégorie sont répétés aux Dossiers de niveau plus élevé et sont inclus dans leur liste d'Événements lus.

3) Organiser son espace de travail (créer un répertoire)

Il suffit de cliquer sur l'icone "Ajouter dossier" puis d'entrer le nom du répertoire.

4) Partager son espace de travail (inviter un membre)

Vous avez la possibilté d'ajouter des utilisateurs comme membres de votre espace de travail, et ainsi de le partager. Pour ajouter un membre il suffit de cliquer sur l'icone "Inviter Membre". Il est à noter que le créateur de l'Espace de travail peut empêcher les autres utilisateurs d'inviter de nouvelles personnes.

Vous pouvez ajouter cet utilisateur à partir de votre carnet d'adresses ou le faire manuellement.

5) Ajouter un document

Il faut pour cela cliquer sur l'icone "Ajouter document"

puis choisir le document que l'on souhaite charger en cliquant sur "parcourir".

Vous avez la possibilité au moment où vous chargez le document de lui donner une évaluation, mais si vous ne le souhaitez pas cliquez sur "non".

Vous pouvez choisir le type MIME adéquat ou le laisser au choix du navigateur. Certains dossiers sont plus difficilement reconnaissables par les navigateurs (comme rtf par exemple). Il est alors préférable de préciser le type MIME.

Pour le type d'encodage, il s'agit d'une option avancée dont vous n'avez pas à vous réoccuper. Ainsi, ne modifiez pas le type préselectionné.

Puis cliquer sur "Ok".

Le document est alors chargé dans le répertoire courant.

6) Les différents types de document 

Vous pouvez ajouter un document au format que vous désirez (html, Word, PDF, Excel, Zip, etc.).

Une icône representant le type du document vous informe tout de suite de sa nature.

etc...

7) Déplacer un document ou des répertoires

Il suffit de sélectionner le dossier ou le document que l'on souhaite déplacer et de cliquer sur "couper",

puis d'aller à l'endroit où l'on souhaite le coller et enfin de cliquer sur le menu "Edition" puis "Déposer" (équivalent à coller).


Il y a aussi une icone du menu qui permet de déposer directement le fichier :

8) Effacer un document ou un répertoire

Pour cela, il est nécessaire de sélectionner le document (ou dossier) que l'on souhaite effacer, puis de cliquer sur "Effacer".

Le document se retrouvera alors dans la corbeille.
 
Attention un document effacé n'est pas détruit : il est encore récuperable.

Pour le détruire :

Il faut selectionner les éléments dans la corbeille que l'on souhaite détruire

puis cliquer sur "Détruire". Les élements sont alors vidés de la corbeille et irrécupérables.



Si vous souhaitez récupérer le document, il vous suffit de cliquer sur "remettre".

9) Annoter un document

Vous avez la possibilité d'annoter un document en cliquant sur "Ajouter petite Note" en cliquant sur la fléche à droite du document (un petit menu apparaît avec divers liens).

10) Evaluer un document

Il suffit de sélectionner le document que vous souhaitez évaluer et de cliquer sur "évaluer".

Vous aurez alors le choix entre : nul, pas terrible, dans la moyenne, pas mal du tout et excellent.

11) Information sur un document

Vous pouvez de manière très simple consulter l'historique des modifications et des consultations d'un document.

Cliquez sur le "i" devant le dossier ou le document qui vous intéresse.

La page où vous accéderez comporte plusieurs informations intéressantes, dont tous les changements intervenus depuis la date de création (en fin de page).

12) Etablir une discussion asynchrone en ligne

Il suffit de cliquer sur l'icone "Discussion".

puis d'entrer le nom du Forum, du Sujet et le message. Ainsi, il sera possible de répondre aux messages, et tous ces messages seront regroupés dans le même forum.
Les interventions sont classées de façon hiérarchique, à la façon d'un forum de discussion conventionnel.

13) Participer à une discussion

Vous pouvez soit ajouter une note, soit répondre à une note déjà existante.

Pour ajouter une note :

rentrer tout d'abord dans le forum de discussion puis cliquer la flèche de menu pour selectionner "Ajouter petite note".

Pour répondre à une note déjà existante :

Il suffit de cliquer sur la flèche menu correspondant à la note puis sur "Répondre".

14) Les réunions

Vous pouvez ajouter une réunion en cliquant sur "Fichier/nouveau/GroupCalendar".







Dans le calendrier, choisir une date de rendez-vous.

Puis décrire le rendez-vous ...

15) L'annuaire

Vous pouvez tout d'abord y accéder en cliquant sur l'icône dans la barre en haut de page.

Ainsi, vous pouvez consulter les informations relatives à chaque personne (tél, adresse de courrier électronique, etc.) ou leur envoyer facilement un courrier électronique (en cliquant sur "Courriel").

Pour rajouter quelqu'un, il suffit de cliquer sur "Ajout Membre" dans la barre de menu en haut de la page,
puis d'enregistrer l'adresse électronique de votre contact.